::Adviezen

Overzicht van diensten

Organisatie-adviesbureau Op de Coul biedt een scala aan adviesdiensten en interim management rond het thema 'de inrichting, de organisatie, het beheer en het management van de informatievoorziening'.

ICT-governance

Uitgangsgpunt voor het beheer en het management van de informatievoorziening is dat de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en 'spelregels' duidelijk zijn benoemd en belegd. Daarmee wordt bereikt dat zowel de ICT-afdeling, de regie op outsourcing, als de business weet wat van hen wordt verwacht en hoe zij moeten acteren.

ICT beleid en strategie

Het beheren van de informatievoorziening 'in een brede context' kan het beste plaatsvinden vanuit helder beleid en gemanaged vanuit een strategie. Dit zijn de 'spelregels' over hoe de organisatie met haar ICT wenst om te gaan.

Beheer van de informatievoorziening

Of een organisatie haar ICT nu in eigen beheer realiseert of dat wordt samengewerkt met een externe leverancier, men moet zelf de regie op het beheer uitvoeren. Dit betekent onder andere het vaststellen van welke functionaliteit de informatie-voorziening moet bieden. Dit beheer zou pro-actief moeten plaatsvinden vanuit een bedrijfskundige invalshoek.<?p>

Strategic sourcing van de ICT

Outsourcing van de ICT is een normale bedrijfskundige overweging. Te vaak biedt outsourcing te weinig (of zelfs negatief) rendement doordat 'de verkeerde' ICT-activiteiten zijn uitbesteed of 'een verkeerde leverancier' is gecontracteerd.

Of een organisatie gebruik maakt van de diensten van een externe leverancier, en welke eisen aan deze leverancier en haar diensten worden gesteld, zou derhalve moeten worden vastgesteld op basis van een gedegen analyse en weloverwogen beslissing: de sourcing strategie.

Outsourcing van de ICT

Veel organisaties staan voor de beslissing om (delen van) de ICT uit te besteden of hebben dat al gedaan. In de laatste situatie kunnen er aanleidingen zijn om de uitbestede activiteiten opnieuw aan te besteden.

Het nemen van een dergelijke stap vraagt om een gedegen voorbereiding. Het gaat hier om: wat willen we uitbesteden en welke diensten willen we inkopen. Vervolgens is een weloverwogen leveranciersselectie en contractering aan de orde. Dit zou altijd moeten worden gebaseerd op een sourcing strategie.

Regie op outsourcing

Regelmatig wordt gedacht dat na het afsluiten van een contract en SLA's met een leverancier, de dienstverlening 'als vanzelf' goed verloopt. Wat wordt vergeten is dat een succesvolle outsourcing niet alleen vraagt om toezicht op de kwaliteit van de dienstverlening (control), maar ook vraagt om een nauwe samenwerking tussen de klant en de leverancier. Bovendien moet worden onderkend dat de eigen organisatie verandert, hetgeen leidt tot andere en soms nieuwe behoeften aan diensten. Adequate regie door een klant is overigens één van de factoren die bepaalt of outsourcing een succes wordt (of niet).

Competenties en competentiemanagement

We zijn er al lang van overtuigd dat activiteiten pas goed (kunnen) worden uitgevoerd indien de medewerkers over adequate competenties beschikken. Vragen in dit kader zijn dan ook: "welke taken moeten worden uitgevoerd en welke competenties zijn hiervoor nodig?" (zie: functie-analyse) en "beschikt deze medewerker over de benodigde competenties?" (zie: assessment van medewerkers). In het kader van competentiemanagement spelen rol-, functie- en competentie-profielen een belangrijke rol.

Deze bieden duidelijkheid over een rol of functie, en de daarvoor benodigde competenties, maar liggen ook aan de basis van werving en selectie, alsmede het functiehuis en loopbaanontwikkeling.

Assessments

Onder het motto "Meten = Weten!" voert het Bureau assessments uit.

Adviezen kunnen vaak pas worden verstrekt na een doorlichting van de huidige situatie. Het gaat bij assessments dan ook vaak om vast te stellen welke knelpunten spelen, zowel wat beteft processen als met medewerkers.

Soms heeft een manager behoefte aan een oordeel (second opinion) over de huidige situatie en het functioneren van zijn afdeling, een proces en/of zijn medewerkers.

De assessment van processen wordt uitgevoerd aan de hand van het model van Hammer en richt zich op de productiviteit en effectiviteit zoals 'die wordt ervaren' ('de werking'). Een oordeel over 'de opzet' van processen is pas aan de orde indien in 'de werking' knelpunten worden ervaren die hun oorsprong vinden in het ontwerp van het proces.

De assessment van outsourcing

Een bijzondere vorm van proces-assessment is die op een outsourcingssituatie. Deze assessments worden vaak uitgevoerd om de invulling en het rendement van outsourcing door te lichten, mede als basis voor een beslissing over contract-verlenging of een her-aanbesteding. Daarnaast kan vanuit een dergelijke assessment ook advies en arbitrage worden gegeven indien tussen klant en leverancier discussies bestaan waar men zelf niet (zo snel) uitkomt.

De assessment van medewerkers

Bij de aanname van nieuwe medewerkers of de sollicitatie van een medewerker op een andere functie kan het van belang zijn om de geschiktheid van deze medewerker te laten beoordelen. Hiervoor zijn 'testbureaus' een mogelijkheid.

Een assessment vanuit 'ervaring met de praktijk' biedt eveneens waardevolle inzichten. Deze assessments worden uitgevoerd op basis van functie- en competentieprofielen voor de betreffende rol of functie. Indien een dergelijk profiel niet beschikbaar is, wordt dit eerst opgesteld (zie competentiemanagement).

Daarna kan worden onderzocht of een medewerker over de benodigde competenties beschikt en in de praktijk op de functie/rol zal passen.

Workshops

Het Bureau voert vaak workshops uit of opdrachten met de inzet van workshops. Workshops bieden het voordeel dat met een kleine voorbereiding en het inschakelen van de kennis van de eigen medewerkers, er snel resultaten kunnen worden bereikt.